10 formas de proteger sus finanzas fuego del departamento de robo
A principios de este mes, el ex tesorero de un departamento de bomberos de Nueva Jersey admitido haber malversado más de $ 300.000 dolares, mediante el uso de cheques del Departamento de Incendio para pagar la hipoteca y los préstamos de su familia en automóviles. Los robos se produjeron en un período de seis años.
Estos casos son demasiado comunes, de acuerdo con William Jenaway, vicepresidente ejecutivo de VFIS proveedor de seguros. Casi cada semana, le informan de este tipo de historias en las que las organizaciones de servicios de emergencia han sufrido el robo de fondos, apropiación indebida de fondos o cualquier otra pérdida relacionada con la falta de fidelidad.
"Los Servicios de emergencia de este tipo de organizaciones deben protegerse contra perjuicios con los equipo de protección y los equipo de seguridad para evitar daños, pero dos activos menos visibles también necesitan su atención: sus fondos y su reputación dentro de la comunidad", dijo Jenaway la semana pasada en "Managing Fire Department Financial Systems" seminario organizado por el NVFC.
El líderazgo dentro del Departamento tiene que examinar varias prácticas generales de gestión. Estas incluyen las finanzas y el presupuesto, la identificación y la gestión de riesgos, así como, las cuestiones legales, los medios sociales, las preocupaciones del personal, y la planificación estratégica. Todos estos temas requieren de una gestión financiera sólida para sobrevivir, dijo Jenaway.
Los Jefes de bomberos tienen que estar preocupados y ser proactivos frente a los problemas de la gestión financiera. Como líderes de la comunidad, los jefes de bomberos también pueden recibir publicidad negativa de estos problemas de fidelidad dentro del Departamento. Las consecuencias pueden incluir vergüenza, malas relaciones públicas, la pérdida de miembros, la no obtención de nuevos miembros, "probation", penas de cárcel, multas y demandas.
"Se puede terminar en el banquillo de los testigos en tribunales - o en el banquillo de la opinión pública", dijo Jenaway, quien también es jefe del Departamento de Bomberos de King of Prussia (PA). (Kig of Prussia fire Department - Pensylvania)
El Robo dentro de una organización puede comenzar muy sutilmente, y eso es parte del problema. Jenaway ofreció un ejemplo: La persona encargada de la gestión de los fondos del departamento trae cinco de los seis cheques en blanco para su firma. Más tarde se informa que uno de los cheques fue anulado por un error, pero en realidad fue cobrado.La misma situación se repite en tres meses, y luego otra vez por otros tres meses.
"A medida que el miedo a ser descubierto disminuye, aumenta la cantidad de estos hechos y en el momento en que la persona es capturada, la cantidad puede rondar las cinco cifras", dijo Jenaway, y agregó que la investigación mostrará por lo general sólo una parte de lo que se tomó en realidad.
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La pérdida de fondos puede poner en peligro la calidad de la respuesta, de los equipos y del servicios para la comunidad. Pero el daño a la reputación de una agencia en la comunidad puede obstaculizar los esfuerzos de recaudación de fondos y disminuir la buena voluntad de la comunidad - lo que puede ser aún más difícil de reparar.
Jenaway ofreció otro ejemplo: Considere si la secretaria que normalmente recoge el correo un día, en que el departamento recibe una notificación del IRS que indica que la presentación de la Forma 990-N (la forma requerida para las pequeñas organizaciones exentas) se debe o ha vencido. Ella pasa el aviso, al tesorero, quien es responsable de las finanzas.
¿Qué sucede si el secretario o el tesorero dicen que la notificación se perdió en el correo y el formulario no se presenta? La agencia recibirá el mismo aviso el año siguiente. Si el formulario no se presentó el año anterior y no pasó nada, él o ella no puede ver la necesidad de presentarlo de nuevo este año.
¿Pero qué sucede si la agencia se ve atrapada en esta situación? El IRS le revocará su estatus 501c3, y varios donantes clave puede optar por retirar su apoyo a la falta de un incentivo fiscal.
Directores, gerentes, jefes, tesoreros, secretarios financieros, incluso los administradores especiales de eventos tienen el potencial para dañar la organización financieramente si no cumplen sus funciones con fidelidad o la observancia estricta durante un evento o un servicio, o el apego a los hechos o a los detalles.
Entonces, ¿cómo evitar problemas? Jenaway ofrece 10 medidas de control de riesgos:
- Tener políticas financieras del Departamento de Incendio por escrito. Es importante que los oficiales hallan escrito las expectativas de su trabajo o tengan por escrito los compromisos y deberes de su trabajo. Estos por lo general se traducen en la forma de reglamentos SOG o una descripción del trabajo oficial. Es importante que entiendan cuáles son sus deberes y la forma de realizarlos con fidelidad.
- Tener al menos dos miembros presentes en cualquier momento en que el efectivo está cambiando de manos, una ubicación central para recoger el dinero en efectivo y dos miembros presentes en la preparación de los depósitos bancarios en los que se mueve efectivo.
- Contar con un procedimiento de rendición de cuentas de tarjetas de crédito en el lugar.
- Requerir dos firmas para los cheques y sólo firmar cheques que están escritos en su totalidad. Nunca cheques pre-firmados o utilizar asignación de firmas.
- Asignar la responsabilidad de la inversión a un equipo o comité, no a un individuo. Jenaway dijo que ha habido una serie de casos recientes en los que una sola persona fue puesta a cargo de una inversión para la organización. Estos pueden rondar en los millones de dollares. Considere tener una política de inversión para su organización que no sólo indique que un equipo se encargará de la inversión para su organización, pero que va a tener un consejero de inversión y las inversiones se verán impulsadas por el 60% a largo plazo, el 20% a corto plazo y algunas de ellas con alto riesgo, algunas de bajo riesgo, al igual que su inversión personal.
- Revisar los estados de cuenta sobre una base mensual. Si usted tiene reuniones mensuales en las que revise lo que hay que pagar, es importante tener a alguien que se asegure de que cada centavo en la organización va al lugar adecuado. Las preguntas sobre esto se discuten durante estas reuniones.
- Llevar a cabo revisiones de antecedentes para el personal con los deberes fiduciarios. Si un departamento coloca a alguien con actos deshonestos anteriores en tales posiciones, se corre el riesgo de que sus cheques o su seguro se vea afectado, debe hacerse a cualquier miembro que se una a la organización y los miembros deben ser conscientes de que la verificación de antecedentes se pueden realizar en cualquier momento.
- Si es posible, prohibir a miembros de una misma familia o personas con estrechos vínculos personales obtener simultáneamente posiciones con responsabilidades financieras.
- Obtener un seguro adecuado para cubrir los riesgos asociados con los diversos aspectos de las finanzas de la organización. Esto incluye los depositos, la cobertura de la fidelidad y la cobertura de la delincuencia. Los departamentos de bomberos a menudo obtienen seguro de caución a la persona responsable de la gestión de los fondos. Sin embargo, los bonos son en pequeñas cantidades y no cubren todos los fondos a los que el individuo tiene acceso. Jenaway dijo que hay una serie de casos en los que se obtuvieron bonos por $ 25.000 y $ 50.000 dolares, cuando en realidad las pérdidas fueron seis o más cifras mas arriba.
- Auditar todas las cuentas. Las auditorías deben hacerse por el comité por lo menos anualmente y debe ser totalmente incluyentes. La mayoría de los estados requieren que los distritos de bomberos, compañías de bomberos y los bomberos también tengan una auditoria independiente del Departamento.
"Ningún estado o región es inmune a la malversación del Departamento de Incendios," dijo Jenaway. "Las búsquedas en Internet mostraron 150 resultados de malversación de Departamentos de Incendio en los últimos dos años. Pero creemos que esto es sólo la punta del iceberg. Para evitar la vergüenza, las agencias se mantienen tranquilas ante los incidentes, retiran a los oficiales y absorber la pérdida. Algunos tratan de conseguir que los delincuentes reintegren las perdidas a la Institución sin la participación de las autoridades simplemente permitiendo pagos mensuales a la organización ".
Unas palabras sobre las tarjetas de crédito
El mal uso de las tarjetas de crédito de fuego departamento es una preocupación. Una noticia reciente contó un jefe auxiliar encargado de malversación de fondos. Él compró más de $ 300,000 dólares en electrónica de alta tecnología y componentes de vehículos con tarjeta de crédito fuego departamento.
Para evitar este tipo de incidentes, los departamentos de bomberos deben tener un Consejo de Administración autorizado que recibe directivas en cuanto a las tarjetas de crédito de los Departamentos de Incendio. También deben recibir directrices y formación no sólo en su uso, sino también en su contabilidad.
Los Departamentos deben tener tarjetas con nombres de personas concretas. Tener el nombre de la persona a menudo significa que son responsables de hacer los pagos. Esto requiere cuentas de gastos que deban presentarse y someterse a la critica. También debe haber un análisis periódico de los usuarios de tarjetas individuales.
Jenaway también recomienda a los Departamentos:
- Prohibir el uso de tarjetas de los Departamento para gastos personales.
- No utilice tarjetas que permitan los adelantos en efectivo.
- Establecer límites de crédito "razonables".
- Establecer directrices para el uso del teléfono, fax o compras por internet.
- Revisar las cuentas y ver las luces rojas.
- Tener un proceso de readhecuación y un calendario.
- Nunca permita que nadie revise y apruebe sus propias transacciones.
- Compruebe que los artículos comprados fueron efectivamente recibidos.
Fuente: El Jefe de Bomberos
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