LA CAPACITACIÓN Y PROCESOS DE LA CAPACITACIÓN
FRANCISCO CASTELLANO VILLALOBOS
La Capacitación
El aprendizaje es clave en la competitividad
En los últimos años hubo un vuelco significativo en la manera que muchas organizaciones consideran los recursos humanos. Hubo un cambio de actitudes y ésto se debió a la importancia del concepto de competitividad. Mientras en el pasado se basaba en una tecnología exclusiva o en los productos destacados, en la actualidad está cada vez más incorporada a la calidad fundamental de la gente que trabaja en la organización y a su experiencia para aprovechar las pequeñas ventajas.
Es cada vez más común que los altos directivos consideren el desarrollo de sus supervisores como un elemento esencial de su estrategia.
Ahora, cuáles la manera de adiestrar estos supervisores? La organización se convertiría en una organización de aprendizaje.
Existen dos elementos complementarios: descubrir y adaptarse.
Es importante la dimensión del descubrimiento, que está centrada en la adquisición de un nuevo conocimiento.
Requiere que los supervisores estén genuinamente interesados en revelar nuevas verdades y estén abiertos a la posibilidad de mejorar lo que ha funcionado bien en el pasado. Necesita gente que sea curiosa. Si hay convencimiento de que “nosotros sabemos todo”, o si no se cuestionan premisas fundamentales de la organización, entonces pueden perderse muchas oportunidades de aprender. El aprendizaje organizacional puede perjudicarse por los intereses personales, la preocupación por el poder o el temor a perder prestigio por intentar algo nuevo. La voluntad de experimentar es básica para el proceso de descubrimiento.
El segundo elemento esencial es la voluntad de aplicar nuevos conocimientos. Muchas organizaciones están atrapadas en sus éxitos pasados, en su herencia, como para reconocer la necesidad urgente de adaptarse a los cambios.
Estos dos elementos son complementarios. La clave es el deseo de aprender, o sea descubrir con la posibilidad permanente de cambio.
ES UN PROCESO DELIBERADO Y PLANIFICADO:
Para ser efectivo, el aprendizaje organizacional requiere que haya un equilibrio entre el descubrimiento y la adaptación al nuevo conocimiento y entre el aprendizaje en sí y el aprendizaje por comparación.De cuál es el equilibrio dependerá de cuáles son los desafíos que enfrenta la organización y cuáles las aptitudes cruciales para reforzar y asegurar el éxito en el largo plazo, también es importante que la gente que conduce el proceso esté claramente identificada, de manera deliberada, con la necesidad de crear redes sólidas de aprendizaje interno.
Un proceso de aprendizaje es valioso sólo cuando produce un curso continuo de cambios y adaptación.
EL PROCESO DE CAPACITACION
La administración de un proceso de capacitación implica una serie de funciones y tareas que pueden ser integradas en cinco fases básicas: diagnóstico, planificación, organización, ejecución y evaluación. A cada una de estas fases corresponden diversas etapas.
I. DIAGNOSTICO
Apunta a las necesidades de capacitación en una organización dada. Estas necesidades en la mayor parte de los casos no son explícitas sino latentes.
Este estudio comprende tres etapas:
a) análisis organizacional
b) análisis funcional
c) identificación de las Necesidades de Capacitación
Análisis organizacional:
Consiste en relevar y explicitar la misión fundamental de la organización, objetivos, metas, políticas y prioridades, a fin de deducir las prioridades de capacitación genéricas ,en términos de competencias laborales requeridas para la consecución de los propósitos institucionales. O sea en qué grado la organización dispone o no efectivamente de dicho potencial.
Análisis Funcional
En esta etapa se constatará la brecha existente entre las competencias referidas por la gestión institucional y las competencias disponibles. Este examen orientará la identificación de las necesidades efectivas de capacitación, en la etapa subsiguiente.
El análisis funcional consiste en un estudio de la realidad de gestión y el personal en los diversos niveles y sectores de la organización en su conjunto.
Identificación de las Necesidades de Capacitación
En esta última etapa de la fase “Diagnóstico” , se deberán reconocer y describir aquellas necesidades de competencias laborales que podrán ser satisfechas por las acciones de Capacitación. Esto incluye determinar prioridades para su satisfacción, lo cual resulta indispensable para la “Planificación”. En ello deberán participar los niveles decisorios de la organización.
II--PLANIFICACION
Esta fese está destinada a establecer la estrategia y el plan de acción. Se diferencian dos etapas:
* Formulación de la estrategia
* Planeamiento operacional
Formulación de la estrategia:
*agrupamiento de necesidades ( por denominadores comunes: puestos, tareas, técnicas, etc)
*determinación de objetivos direccionales(especificidad, mensurabilidad, databilidad - plazo concreto de concreción-)
* análisis de insumos disponibles. Relevamiento de los recursos disponibles: humanos, materiales, financieros, tecnológicos) con que se cuenta
* elección de los cursos de acción se debe elegir aquel tipo de modalidad de actividad de capacitación que parezca más ventajosa para los fines previstos. Deberá orientarse a criterios de eficacia, eficiencia, factibilidad, viabilidad.
Planeamiento operacional:
Es el diseño puntual de las actividades y procesos que tienen lugar en la implementación de la acción de capacitación escogida.
*Diseño del proceso de constitución del grupo destinatario: establecer modalidades, plazos de convocatoria, reclutamiento, selección e integración de los destinatarios de la actividad
* Diseño y Programación curricular: consiste en la descripción pormenorizada de la acción de capacitación por encararse, desagregando y articulando sus elementos en una secuencia lógica y cronológica, o sea: determinación de objetivos operacionales, selección y organización de contenidos curriculares; determinar métodos y técnicas pedagógicas; identificación de actividades de enseñanza y aprendizaje; determinar recursos, medios, y materiales didácticos; determinar el modo de evaluación de los integrantes; establecer cronograma de desarrollo de la actividad.
* Diseño del procedimiento de evaluación de la actividad:
* Presupuestación: efectuar el cálculo de costos de la actividad en los distintos rubros que conlleva ( remuneración, equipamiento, materiales didácticos y de apoyo administrativo, etc).
III---ORGANIZACION
La tercera fase consiste en disponer, estructurar y colocar en situación de operabilidad los distintos insumos que deberán intervenir en la implementación de la actividad. Se distinguen dos etapas. 1) organización del equipo responsable : el que tendrá que llevar a cabo la actividad de capacitación: el de coordinación global, el de conducción de las actividades de enseñanza-aprendizaje(instructores); el de asistencia técnica de los instructores ( expertos en capacitación); el de apoyo administrativo (registro, control, provisión de recursos, etc.) 2) aprestamiento de infraestructura: asegurar los recursos materiales y tecnológicos necesarios para desarrollar la actividad; lugar( aula, laboratorio), medios y materiales ( textos, proyector) instrumento de registro y control (planillas, libros de aula, etc).
IV---EJECUCION
La cuarta fase corresponde a la implementación de las actividades planificadas
* constitución del grupo destinatario ( convocatoria, reclutamiento, selección, etc)
*desarrollo de la actividad Esta etapa es el procesamiento de todos los recursos asignados segun el plan elaborado y los objetivos establecidos.
* relevamiento de datos relevar aquellos datos que constituirán el insumo necesario para la fase de “Evaluación”siguiendo el plan trazado.
V---EVALUACION
La finalidad de esta fases proveer una ponderación global de la actividad en cuanto a eficacia y eficiencia para la consecución de los objetivos fijados. Se compone de cuatro etapas:
*Procesamiento y análisis de datos
* evaluación terminal
* seguimiento
* retroalimentación
FASE I----DIAGNOSTICO
**. análisis organizacional
** análisis funcional
** identificación de Necesidades de Capacitación
FASE II----PLANIFICACION
**Formulación de la estrategia
**Planeamiento operacional
FASE III----ORGANIZACION
** Organización del responsable
** Aprestamiento de Infraestructura
FASE IV-----EJECUCION
** Constitución del grupo destinatario
** Desarrollo de la actividad
**Relevamiento de datos
FASE V-----EVALUACION
**Procesamiento y análisis datos
**Evaluación terminal
**Seguimiento
**Retroalimentación
- La importancia de la capacitación
Consideramos a la capacitación como uno de los medios prioritarios en la política de Administración de Personal que permite mejorar la eficiencia del trabajo de la organización. Convierte el esfuerzo humano en tareas de alta calidad y trascendencia.
Además, proporciona a los empleados la oportunidad de adquirir actitudes, conocimientos y habilidades que aumentan su competencia y comprensión de la misión y funciones de la organización.
Esto permite que el personal se desempeñe con eficacia en su trabajo y reúna las condiciones requeridas para futuros cargos y ascensos.
También les ofrece la oportunidad de superarse y sobrepasar las exigencias del cargo que ocupa.
“La capacitación protege la “vitalidad” de la institución”.
Su “intención” es afrontar nuevas necesidades y su “actitud” la promoción de toda renovación positiva.
La capacitación nos permite transmitir no sólo conocimientos sino crear la inquietud de cada persona, respecto a que siempre existe una manera de hacer las cosas, o sea, promover al cambio en la actitud mental, que, a veces esquematizada por el tiempo y la rutina, resiste toda posibilidad de innovación en la actividad diaria.
La capacitación ofrece:
Formación grupal.
Ampliación del cambio conocido.
Profundización en algún aspecto.
Aplicación de conceptos adquiridos, en un futuro.
El capacitar es la acción por la cual la organización ofrece a los empleados la posibilidad de ampliar su competencia, en favor de los intereses de ambos. El “perfeccionamiento” implica la iniciativa que el empleado tiene de aprovechar las oportunidades de capacitación disponible -dentro y/ o fuera de la institución- para lograr su superación en el trabajo.
PARA QUE SE CAPACITA?
Para lograr el avance y el incremento del potencial de las personas para una buena adaptación a los cambios; mejorar la calidad del trabajo; impartir conocimientos y nuevos procedimientos técnicos adoptados por la organización.
Además, se logra “estabilizar” cambios de personal, de manera que la organización recibe beneficios mayores de sus inversiones en recursos humanos. Promueve al empleado en su carrera dentro de la institución.
Es esencial porque suministra información a los fines de una mejor ubicación en el medio y una mejor toma de acción. Da técnicas, herramientas que permitan detectar hechos, analizar situaciones, controlar lo sucedido, planificar, decidir, desarrollar habilidades mediante el entrenamiento, etc..
Métodos a usar:
Charlas: se busca el intercambio de ideas y se estimula la participación.
Conferencias, cursos, audiovisuales, gráficos, manuales, debates libres, estudio de casos, etc.
Rol-playing: técnica que sirve para presentar un hecho en el cual se determina un problema al que se le debe encontrar una solución (educación de la sensibilidad).
Sustitutos: cada supervisor debe capacitar al “sustituto” que aprende por experiencia o imitación del supervisor. Este sistema, a veces, tiende a perpetuar los errores, deficiencias, etc.
Rotación de cargos: capacitar en distintas tareas por medio experimental, o sea, recorrer e interiorizarse de los distintos sectores de la dirección (visitar a distintos sectores de la organización).
Conferencias dadas por la superioridad para ampliar la perspectiva de los objetivos y problemas de la institución.
Reuniones ordinarias entre empleados y supervisores.
Entrevistas individuales para evaluar el rendimiento en el trabajo y discutir los problemas y las inquietudes del empleado.
Comunicación eficaz, fluída, sobre todo al dar instrucciones, información, transmitir “cambios”.
Según la forma:
.Individual: (capacitación lineal) el supervisor debe responsabilizarse por la capacitación de la gente bajo su control.
Grupal: se seleccionan grupos y se imparte el conocimiento programado.
General o masiva: se utiliza preferentemente para elevar niveles intelectuales de simil capacidad, ya sea ésta baja o media, con temas de orden general dictados en forma simple y como introducción de estudios intensivos o especializados.
Según el objetivo:
Directiva: centraliza el conocimiento en el desarrollo de aptitudes de dirección ( planificación, coordinación, dirección, control, etc.).
Para supervisores: dirigida a aquellos agentes cuyas tareas están relacionadas con el control de la supervisión.
Operacional: para los ejecutores de las tareas, desarrolla conocimientos y métodos para realizar el trabajo de la mejor forma posible.
Es de importancia considerar la “continuidad” de la capacitación, o sea, desarrollar la capacitación del empleado desde que ingresa hasta que culmina su carrera (en sus distintos niveles).
LA IMPORTANCIA DE LA CAPACITACION
MEJORA LA EFICIENCIA- PROTEGE LA VITALIDAD DEL SISTEMA
*
PERMITE ADQUIRIR ACTITUDES, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES PARA CAPTAR LOS CAMBIOS
*
AFRONTAR NUEVAS NECESIDADES -
*
PROMUEVE AL CAMBIO DE ACTITUD MENTAL
*
PROPORCIONA UNA DOTACION FLEXIBLE DE PERSONAL
*
CONVIERTE EL ESFUERZO HUMANO EN TAREAS DE CALIDAD Y TRASCENDENCIA
METODOS:
* CHARLAS, CONFERENCIAS, CURSOS, ESTUDIO DE CASOS, SEMINARIOS, TALLERES, ETC.
* ROLE-PLAYING: EDUCACION DE LA SENSIBILIDAD
* SUSTITUTOS
* ROTACION DE CARGOS
* CONFERENCIAS DE LOS SUPERIORES
* REUNIONES
* COMUNICACION FLUIDA-EFICAZ (SOBRE TODO AL TRANSMITIR CAMBIOS)
SEGUN LA FORMA
*INDIVIDUAL
*GRUPAL
*GENERAL O MASIVA
El grupo como ámbito de apredizaje-(algunos conceptos a considerar-)
Al decir de Pichon Riviere, el sujeto es emergente de una trama de vínculos, de interacción, es protagonista y determinante de lo histórico y social. Es como si hablaramos de una psicología de la vida cotidiana. El hombre siempre está en situación
El hombre se inserta en un grupo o varios, ésto refiere a un sector de la realidad, no abarca toda la realidad, sólo la interacción
Cuando decimos operativo es porque busca un criterio de verdad, es el hombre común, es la dimensión social de la conducta.
Considera:
APRENDIZAJE como “ -un aprender-aprendiendo-” es un proceso de apropiación instrumental de la realidad (de manera creativa) para transformarla
OBSTACULOS: es el "obstác*** epistemológico", la propia historia del sujeto la que genera el obstác***
MATRICES DE APRENDIZAJE: Significa re-significar, revisar esas matrices, que son las formas que tenemos para relacionarlos con los otros, ya sea para posibilitar o limitar el sujeto-mundo externo
Todo grupo obra como instrumento de aprendizaje. Si tenemos en cuenta el par Necesidad-Satisfacción:
Vemos que frente a determinadas necesidades se plantean OBJETIVOS. Este es uno de los conceptos de la TAREA. El "yo" pasa a ser "nosotros". y por ende comunicación, "anticipación del otro". Este concepto es esencial.
Todos tenemos una internalización recíproca del otro, fantaseada.
EN UN GRUPO HAY CONSTANTES ESPACIO-TIEMPO, hay una articulación de la tarea, NECESIDAD-OBJETIVO-TAREA (SATISFACCION). Hay una dinámica, hay roles que interjuegan, hay liderazgos rotativos o no, y distintos estilos de liderazgos En los roles hay movilidad ROL INDIVIDUAL-ROL GRUPAL
ROL:"modelo organizado de conducta relativo a cierto individuo en una red de interacción. Están ligadas esas -conductas/ expectativas propias y la de los otros. Tenemos entonces: Roles individuales: agresor, dominador, obstructor, intereses sociales, etc. Roles de mantenimiento: estimulador, conciliador, observador, seguidor, etc. Roles de tarea: iniciador, busca información, opiniones, elaborador, esclarecedor, secretario, etc.
ESQUEMA DEL CONO INVERTIDO
Sirve para percibir el crecimiento del grupo En toda situación grupal está expuesto lo latente y lo manifiesto. Esteriotipo: sería la situación de obstác***- de paralización del crecimiento.
UNIVERSALES GRUPALES:
RESISTENCIA AL CAMBIO : MIEDO A LA PERDIDA
MIEDO AL ATAQUE
A)Hay una pre-tarea: pre-calentamiento para la tarea. DESARMAR LO APRENDIDO-CAMBIOS
B) Hay una tarea: explícita e implícita.
Es un proceso dialéctico grupal: interacción, interjuego mutuamente modificante
Hay una operatividad: promover una modificación creativa de la realidad, adaptarse activamente a la realidad, PROMOVER SALUD.
ACCIONES A SEGUIR
-CAPACITACION ESPECIALIZADA PARA CADA AREA
-PROCEDIMIENTOS A EXPLICAR Y RESULTADOS A OBTENER
-INFORMAR PERIODICAMENTE SOBRE LOS ADELANTOS DEL PLAN
-CAPACITAR CONSTANTEMENTE A LOS NIVELES DIRECTIVOS
-INVOLUCRAR ACTIVAMENTE A TODO EL PERSONAL
-ASIGNACION DE TAREAS ACORDE CON APTITUDES
-PROMOVER SALUD: MEJORAR AL MAXIMO LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN
-ESTIMULAR LOS TRABAJOS GRUPALES
LA ACCION POR PARTICIPACION
*"Respeto por la persona"
*"Concepto de igualdad"
*"El individuo inserto en un grupo como ámbito e instrumento de aprendizaje"
* "Comunidad laboral democrática"
El rol del psicólogo en la Organización y por ende en la capacitación.
Todas las organizaciones deben maximizar sus recursos. O como ha señalado Herbert Simon (Premio Nobel) economista y psicólogo “raramente logramos maximizar , más bien debemos satisfacer”. Son pocos los que tienen preparación para conocer la psicología profunda de los seres humanos. Y precisamente es el psicólogo -por su formación profesional-el que debe hacer llegar a la gerencia los datos que les permita comprender qué moviliza a la gente y de qué manera pueden aprovechar ese conocimiento para lograr una administración mejor .
Es esencial que los altos directivos entiendan que existen motivaciones inconscientes y es el psicólogo quien debe transmitir esto a los escépticos gerentes y ejecutivos. Pero lo más importante es también que se debe entender y transmitir la importancia que tiene en la administración de una organización la culpa, consciente o inconsciente. La culpa es el mayor factor de debilitamiento de la acción gerencial: impide la evaluación del rendimiento, la resolución de conflictos, el liderazgo en momentos de cambio, el mantenimiento de estándares y mucho más.
Una de las tareas del psicólogo es intervenir en ayudar a los líderes a entender que deben representar la continuidad de los valores de la organización, especialmente en períodos de cambios y tensiones. Que diferencien entre la autoridad y el autoritarismo. Deben asesorarlos en técnicas que les permita resolver conflictos. El cambio es una pérdida y una pérdida necesita un duelo para que la gente pueda adaptarse a las nuevas circunstancias. El profesional debe reunirse con varios grupos por separado para que puedan elaborar esas sensaciones, hablar sobre las nuevas demandas. De otra manera con cada cambio la organización corre el riesgo de perder personal y de cargar con la depresión residual de personas que perdieron su status, identificación personal y espíritu de equipo. También debe hacerlo con los directivos en reuniones para que elaboren sus desiluciones y hostilidades.
Es importante tener en cuenta que en primer lugar es preciso cultivar el terreno emocional del receptor antes de que ese receptor pueda hacer uso del diluvio de información que recibe. Se debe preparar a los directivos para que a su vez... preparen .
Hay que desenmarañar la madeja... transmitir y sustentar la virtud que todo perfeccionamiento encierra en sí mismo . La capacitación tiene que comunicar no sólo habilidades aptitudinales y actitudinales, sino justificar su razón de ser. El porqué de su necesidad (como hemos visto) que es un aspecto negados por muchos.
Los psicólogos insertos en la organización y por ende en un proceso de capacitación, aspiran a movilizar la inteligencia de los empleados fomentando su creatividad e iniciativa.
El trabajo no es , en sí mismo algo desagradable y la gente en una organización necesita contribuir a fines importantes.
Es necesario aumentar nuestro aprendizaje y con él nuestro conocimiento. No será que de alguna manera , nos hemos apurado para dominar algo , que no sabemos de qué se trata ?
Parafraseando a Joan Manuel Serrat, de repente nos encontramos chupando un palo sentados sobre una calabaza ( De vez en cuando la vida).
Ernesto Sábato nos da una impecable semblanza del aprendizaje, que no tiene desperdicio. “El ser humano aprende en la medida que participa en el descubrimiento y la invención. Debe tener libertad para opinar, para equivocarse, para rectificarse, para ensayar métodos y caminos, para explorar” Y luego remata su reflexión , agregando : “En el sentido etimológico, educar significa desarrollar, llevar hacia afuera lo que aún está en germen realizar lo que sólo existe en potencia” (Apologías y rechazos. pag. 90, Seix Barral).
BIBLIOGRAFIA:
Blacke Oscar, “La Capacitación”. EPSO
Gelaf Graciela , “Manual de Relaciones Humanas”
Pichón Riviere Enrique, “El proceso grupal. Del Psicoanálisis a la Psicología Social”. Editorial N. Visión
Schein, E.; “Psicología de la organización”. Editorial Prentice Hall
Katz, “Psicología Social de la Organización”. Editorial Trillas
Schein, E.; “La cultura empresarial y el liderazgo”. Editorial Plaza y Janes.
Drucker Peter; “Las nuevas realidades”. Editorial Sudamericana
Revista Management Nº 6. “El cambio cultural y el factor humano como los motores del cambio”.
Psicología Aplicada a la Organización Humana de la Empresa- John B. Minner- Paidós.
