INVESTIGACION DE CAUZA RAIZ / ARTICULO DEL ING. LUIS AUGUSTO VELASCO CARBONELL / PERÚ

[Moderador de la Web]

Ing. Luis Augusto Velasco Carbonell

INVESTIGACION DE CAUZA RAIZ

 

 

1. OBJETO

Definir  los métodos necesarios y eficaces para lograr el hallazgo de la causa raíz en las No Conformidades detectadas, accidentes, incidentes, impactos ambientales y cualquier síntoma en procesos, fallas de equipos, etc.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicación en sus oficinas, almacén central, empresas donde se aplique un sistema de gestión.

3. REF RENCIAS

-       ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad

-       ISO 14001 Sistema de Gestión de Ambiental

-       OHSA 18001 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

-       Ley 29783 Reglamento de Seguridad y salud en el trabajo

 

4. DEFINICIONES

4.1.    Método: Representa la estrategia concreta e integral de trabajo para el análisis de un problema o cuestión coherente con la definición teórica del mismo y con los objetivos de la investigación.

Medio o camino a través del cual se establece la relación entre los investigadores y el problema presentado para la recolección de los datos, se citan la observación y la encuesta.

4.2.   Técnica:  Conjunto de reglas y procedimientos que permiten al investigador establecer la relación con el objeto, sujeto o circunstancias de la investigación.

4.3.  Fuentes de Información: Son todos aquellos medios de los cuales procede la información, que satisfacen las necesidades de conocimiento de una situación o problema presentado, que posteriormente será utilizado para lograr los objetivos esperados.

4.4.   Caso: No Conformidad, Acontecimiento, Impacto Ambiental, o cualquier otro problema que intente resolverse mediante la investigación de causa raíz.

4.5.  Tormenta de Ideas (Brainstorming): La tormenta de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

4.6.   Causa Raíz: Causa principal por la que se sucede un caso yes motivo de un desvío.

4.7.   Los cinco porqués?: Técnica de análisis que consiste en ir preguntando ¿por qué? Hasta encontrar la causa raíz de los problemas. Normalmente es necesario preguntar cinco veces, de ahí el nombre de la herramienta, pero este número tan sólo es orientativo.

4.8.  Diagrama de Ishikawa (Causa -Efecto): Se le conoce también como Diagrama de Espina de Pescado y de Causa -Efecto. Es una herramienta útil para analizar de una manera integral las diferentes causas que se relacionan con un problema determinado, facilitando el proceso de búsqueda de causas al sugerir ramas y agrupaciones de las mismas.

 

 

5. EJECUCION

5.1 Métodos, Técnicas e instrumentos de recolección de datos

Un buen instrumento determina en gran medida la calidad de la información (datos), siendo esta la base para las etapas subsiguientes y para los resultados.

Desde el inicio de la investigación se hace necesario decidir sobre el enfoque a utilizar,       lo que determina las características de todo el estudio.

La metodología utilizada en la recolección de datos debe estar acorde con el enfoque teórico conceptual con el que se desarrollará la investigación.

Fuentes de Información:

De acuerdo a su origen se clasifican en:

• Fuentes primarias.

• Fuentes secundarias.

 

Las fuentes primarias son aquellas en las que los datos provienen directamente del problema o la situación presentada, mientras que las fuentes secundarias son aquellas que parten de datos obtenidos de casos similares ocurridos en la misma empresa.

A su vez las Fuentes primarias pueden subdividirse en:

• Observación directa.

• Observación indirecta.

 

La observación directa es cuando el investigador o los investigadores toman directamente los datos del problema o la situación presentada, esto sería presencia en el lugar del problema, fotografías del hecho, toma de datos, etc.

La observación es indirecta cuando los datos no son obtenidos directamente por el investigador, ya que precisa de un cuestionario, entendemos por cuestionario a las entrevistas y a las declaraciones escritas de los involucrados directos o indirectos y también en un Focus Group.

Las Fuentes Secundarias para ser utilizadas deben ser analizadas bajo 4 preguntas básicas que son:

 

• ¿Es pertinente? cuando la información se adapta a los objetivos

• ¿Es obsoleta? cuando ha perdido actualidad

• ¿Es Fidedigna cuando la veracidad de la fuente de origen no es cuestionada

• ¿Es digna de Confianza? si la información ha sido obtenida con la metodología

adecuada y honestidad necesaria, con objetividad y exactitud

 

La fase de recopilación de datos es la más susceptible de error si no se tiene el suficiente cuidado de hacerla con certeza.

Es esencial señalar enfáticamente que los datos que se recolectan en esta etapa no equivalen a los resultados de una investigación, pues no responden a la pregunta de investigación, sino que solo constituyen la información necesaria para poder hacerlo.

 5.2 Identificación del caso

Una vez terminada la recolección de datos se debe elaborar la descripción del caso.

Esta debe ser clara concisa y entendible por cualquier persona.

Se debe interpretar entendible por cualquier persona, a que quien lo lea, pertenezca o no a la obra, haya tenido o no contacto con los involucrados, pueda entender y darse cuenta de lo ocurrido.

 

 

 

 5.3 Tormenta de Ideas (Brainstorming)

 

     Antes de comenzar con la tormenta de ideas se debe repartir copia de la descripción a todo       aquel que participe en la investigación de la causa raíz.

La esencia del principio de Brainstorming, consiste en laborar toda una lista con lo que viene    a la mente a una persona cuando esta tratando de resolver un problema, aceptando todo aquello que se le ocurra sin prejuicios de ningún tipo. No se debe analizar la calidad de esas ideas para la solución del problema en cuestión, lo importante aquí es la cantidad. Después se pueden modificar o cambiar esas ideas con el objeto de generar otras nuevas y mas impactantes. Los elementos claves son: La Cantidad y la libertad para expresar todo aquello que viene a la mente, sin proceder a ningún tipo de evaluación. Este método permite generar ideas en grupo lo cual produce resultados superiores en calidad y cantidad que si se trabaja en forma individual.

 

Estas ideas pueden referirse a identificación de problemas o sus causas, o soluciones de los mismos. El resultado final es una lista de ideas destinadas a ser evaluadas y que no se convertirán necesariamente en soluciones sino más bien en una plataforma para alcanzar nuevas ideas.

 

¿Cuando se utiliza?

 

Se debe utilizar la tormenta de Ideas cuando exista la necesidad de:

 

• Liberar la creatividad de los equipos

• Generar un número extenso de ideas

• Involucrar a todos en el proceso

• Identificar oportunidades de mejora

• Encaminarnos a encontrar la causa raíz

 

Norma básica:

Para que la participación sea amplia y para aprovechar la opinión y experiencia de los participantes se deben seguir las siguientes normas:

 

• Establecer el objetivo de la reunión claramente: Es clave, previo al inicio de las reuniones, aclarar las expectativas de los participantes respecto al objetivo de la misma y establecerlo con precisión, así como el alcance esperado de la reunión.

• Prohibición estricta de la crítica: Se prohíbe criticar las opiniones y calificarlas de buenas o malas. La persona que se sienta criticada puede sentirse cohibida para expresarse posteriormente. Ninguna idea debe ser considerada como absurda.

• Libertad y opinión libre: No debe hacerse restricciones a la libre expresión de las ideas en función de aspectos como jerarquías o responsabilidad sobre la materia de la sesión; se parte del hecho de que cualquier miembro del grupo puede proponer ideas novedosas verdaderamente creativas, o si es el caso de ver problemas que otros no han advertido antes como tales.

• Cuantas más ideas se produzcan mejor: Ya que hay más probabilidades de que a través de ellas se llegue a la idea superior.

• Esta prohibido decir: "Es suficiente con esas ideas", por lo que debe estimularse la generación hasta que las ideas se agoten.

• Aprovechar las opiniones: Se debe promover la producción de nuevas ideas, a partir de asociación o perfeccionamiento de otras ya sugeridas

• Facilitar la sesión: Es importante la presencia de un facilitador que conduzca y oriente la reunión y vigile el cumplimiento de las normas básicas antes descritas y otras expectativas establecidas por los miembros, como: tiempo de la reunión, secuencia.

 

Fases de la tormenta de ideas

Una sesión de tormenta de ideas pasa por tres fases:

 

Fase I de Generación de Ideas:

 

Es la fase inicial durante la cual se aclaran las expectativas, objetivos y normas para la sesión y se procede a la generación de ideas por parte de los participantes hasta que se agoten, estas ideas suelen ser progresivamente superiores en calidad y cantidad. Se recomienda que cada miembro del grupo aporte una idea por turno. Otro miembro del grupo debe encargarse de escribir en un sitio visible las ideas que se vayan generando en el transcurso de la sesión.

 

Fase II de Clarificaciones:

 

     Esta fase se revisa la lista de ideas generadas para garantizar que todos los participantes las extiendan con claridad. En esta fase se pueden descartar las ideas que no corresponden al objetivo de la sesión.

 

Fase III de Evaluación:

 

En esta fase el grupo revisa la lista de ideas con el objetivo de eliminar duplicaciones y las ideas que han sido enriquecidas o mejoradas con otras ideas que la contiene. Esto ultimo siempre y cuando, quien la propuso este de acuerdo en que realmente esta repetida o esta contenida en otra.

Concluida la fase de Evaluación, se debe realizar un cuadro encolumnando todas las ideas afines.

Se recomienda al hacer el análisis, con el fin de “ordenar las ideas”, agrupar las causas en cuatro rubros principales, correspondientes a Materiales, Métodos, Mano de Obra y Maquinaria. Hay quienes además incluyen el Management (la Gerencia) e incluso el Medio Ambiente. Así, hay quienes hablan de las 4 emes, otros de las 5 emes y aún de las 6 emes. Se debe emplear el método que mejor nos describa la cadena de sucesos que llevaron a que se produjese el caso que se está investigando.

               5.4 Determinación de la causa raíz

Ya hemos hecho la recolección de datos y con ellos la tormenta de ideas, con esto  tenemos material suficiente para comenzar con la determinación de la causa raíz.

La causa Raíz la podemos determinar con dos métodos distintos o la combinación de ambos de acuerdo a la gravedad y complejidad del caso.

Enumerando de acuerdo a poder de deducción tenemos:

• Los cinco porqués?

• Diagrama de Ishikawa

• Una combinación de ambos

 

Para los casos mas sencillos podemos determinar la causa raíz con el método de los cinco porqués.

En casos más complejos y con más factores se debe utilizar el método de la espina de pescado.

Si con el método de la espina de pescado determinamos que no es suficiente para llegar a la causa raíz, tomamos la causa en la cual hemos encaminado nuestro final de investigación y a esa causa principal o sub.-causa le aplicamos los cinco por qués.

 

 

5.4.1 Los cinco porqués?

Esta técnica se utiliza en equipos pequeños (4 a 8 personas). El facilitador deberá conocer la dinámica del equipo y las relaciones entre los miembros del equipo. Durante los Cinco Porqués, existe la posibilidad de que muchas preguntas del Por Qué, Por Qué, etc. podrían causar molestia entre algunos de los miembros del equipo.

 

El camino de los “cinco porqué”.

Si ante un problema uno logra encontrar la respuesta de “cinco porqué”, habrá llegado a la esencia de un problema complejo. El camino de los “cinco porqué” tiene “estaciones intermedias” que permiten resolver problemas de menor complejidad.

 

Los “cinco porqué” son:

 

El porqué, que se contesta a través del “cómo funciona” algo.

El porqué, que se contesta con “la lógica intrínseca” de algo.

El porqué, que se contesta con “el análisis causal” de algo.

El porqué, que se contesta con “el análisis conceptual” de algo.

El porqué, que se contesta con “las leyes naturales” de un contexto.

 

1)     “Cómo funciona” algo.

 

El primer porqué es descriptivo de su funcionamiento. En realidad responde a la pregunta por qué funciona desde un punto de vista operativo. Esto permite resolver todos los problemas que tienen que ver con la operación de problemas no complejos o tareas particulares. ¿Por qué se paró la máquina?

 

2)     “La lógica intrínseca” de algo.

 

    El segundo porqué explica desde un punto de vista de lógico como se interrelacionan las

    partes de ese algo. Permite  resolver  problemas de incompatibilidades funcionales

    operativas cuando los componentes de una operación se han desajustado. Implica un análisis estático que está dentro del contexto de las soluciones de una realidad particular. ¿Por qué hubo una sobrecarga?

 

3)     “El análisis causal” de algo.

 

El tercer porqué explica una realidad vista como sistema. Es un enfoque sistémico de la realidad que permite salir del problema particular e ingresar fuera de los límites del problema siempre y cuando se conozcan las interrelaciones objetivas de las variables.

Esto permite resolver problemas “complejos” en la medida que no sean ambiguos.

¿Por qué no había suficiente lubricación?

 

4)     “El análisis conceptual” de algo.

 

El cuarto porqué explica la realidad desde la naturaleza de la misma. Es un enfoque conceptual que permite considerar el problema y analizarlo en función de sus esencias y las del contexto al cual pertenece. Esto permite resolver problemas complejos aunque tengan componentes ambiguos. ¿Por qué no estaba bombeando suficiente lubricante?

 

5)     “Las leyes naturales” de un contexto.

 

El quinto porqué explica la realidad como una unidad sobre la base de leyes naturales.

Es para encarar problemas universales, generales, cuyas consecuencias también son universales. La ecología, la globalización, el desarrollo sustentable, etc.

Permite encontrar soluciones a problemas universales. ¿Por qué había abrasión?

El camino de los “cinco porqué” está sostenido por diferentes niveles de fundamentación de acuerdo al nivel con que se encara el problema. El fundamento seguro, no falaz, es condición para que sea un camino efectivo. El fundamento seguro integra todos los niveles de fundamentación.

Bien vale un ejemplo:

 

1)     ¿Por qué se paró la máquina? Se quemó un fusible por una sobrecarga

 

2)     ¿Por qué hubo una sobrecarga? No había suficiente lubricación en los rodamientos

 

3)     ¿Por qué no había suficiente lubricación? La bomba no estaba bombeando lo suficiente

 

4)     ¿Por qué no estaba bombeando suficiente lubricante? El eje de la bomba estaba vibrando como resultado de la abrasión

 

5)     ¿Por qué había abrasión? No había filtro, lo que permitía el paso de partículas a la bomba

 

Solución: Instalar filtro.

 

5.4.2 Diagrama de Ishikawa (Causa - Efecto)

 

Cuando nos enfrentamos a un problema complejo, donde es alta la interdependencia de factores o variables, es posible utilizar este diagrama. La técnica permite analizar sistemáticamente una situación compleja y ayuda a detectar las causas de los problemas.

 

Se caracteriza por ser altamente participativa y permite involucrar a un grupo en el análisis y la solución de problemas. Este diagrama ayuda a clasificar las causas de un problema o situación y a organizar las relaciones entre ellas.

 

Elementos del diagrama:

Los elementos que estructuran el diagrama son:

• Diagramación del Problema

• Causas Mayores: Variables Criticas

• Causas Menores: Las que inciden en las variables Criticas

• Sub – Causas: Las que inciden en las causas menores

 

Fases del diagrama de Ishikawa:

• Diagramación del Problema: Consiste en la clarificación para todos los miembros del    grupo de la situación que se desea analizar o efecto que se desee solucionar.

• Determinación de las Causas Mayores: Consiste en registrar las variables Criticas que  afectan la situación o problema que se analiza. Es recomendable agrupar los factores causales en grupos de carácter general, cada uno de los cuales representa una causa mayor.

Determinación de las Causas menores y Sub-Causas: Consiste en desglosar cada causa mayor en sus posibles causas menores. Usualmente cada causa mayor es producida por otras causas menores que es necesario precisar.

• Evaluación: Consiste  en  verificar  que  todos  los factores que  son causa del efecto

analizado estén incluidos en el diagrama, y si sus relaciones están adecuadamente

ilustradas en el diagrama

 

 

 

 

 

Como elaborar un diagrama de Ishikawa

Los Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente los síntomas, limitar las teorías propuestas enmascarando involuntariamente la causa raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de las teorías, suponiendo un gasto de tiempo importante.

 

El diagrama se elabora de la siguiente manera:

1. Ponerse de acuerdo en la definición del efecto o problema (caso).

2. Trazar una flecha y escribir el "efecto" del lado derecho.

 

 

          PROBLEMA/ DEFECTO/ ACCIDENTE/ IMPACTO

3. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha principal.

4. Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias, así como las causas terciarias que afectan a las secundarias.

 

 

 

 

           Mano de Obra

           Método

           Materia Prima

           Maquinaria

           Medio Ambiente

 

 

5. Asignar la importancia de cada factor.

6. Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales, equipos (Maquinaria), métodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente (5 M’s).

7. Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema.

8. Registrar cualquier información que pueda ser de utilidad.

9. Decidir cuáles son las causas más importantes (por consenso o votación, como en una lluvia de ideas)

10. Decidir sobre las causas que se va a actuar

11. Preparar un plan de acción para cada una de las causas a ser investigadas o corregidas, de tal forma que se determinen las acciones que se deben realizar

Beneficios de esta herramienta

• Al construirlo, se generan conocimientos en tormo a un problema específico que necesita ser resuelto.

• Las ideas son generadas por las mismas personas que trabajan en el proceso.

• Lo que conlleva, al aprendizaje de nuevos conocimientos sobre el proceso.

• Requiere una búsqueda activa de las causas. Es necesario, muchas veces, recolectar a otros antecedentes.

• Ayuda a comprobar y validar el conocimiento que se posee sobre el problema a resolver.

• Permite visualizar el problema y sus causas hasta los mismos detalles.

Determinación y aplicación de Medidas correctivas (Inmediatas y Mediatas)

Habiendo realizado la investigación de la causa raíz a través de uno de los métodos establecidos, se deben implementar las medidas correctivas necesarias.

Plan de acción (Acciones Correctivas y Preventivas)

El plan de acción debe contener todas las actividades necesarias para eliminar las causas raíces e intermedias.

Un buen plan debe tener:

• Acciones detalladas QUE

• Responsables QUIEN

• Plazos CUANDO

IMPORTANTE:

Todas las acciones detalladas en el plan deben estar relacionadas con el análisis   

efectuado quiere decir, no se deben tener acciones que no fueron contempladas en  

el análisis.

 

 

5.5 Implementar el Plan de Acción

 

     Antes de ejecutar las acciones, evalúe sus impactos:

1. Seguridad, Medio Ambiente, Salud (ergonomía): ¿Hay algún    problema relacionado?

1. Calidad: ¿Hay alguna interferencia?

       3.    Operación del equipo: ¿La dificultará? ¿Los operarios aceptan la   mejora?

     4   . Mantenimiento / confiabilidad: ¿Está seguro con la nueva condición?

     5.    Pregúntese: ¿Se lograrán los resultados Esperados?

     6.   Registre “el ANTES” y “el DESPUÉS” utilizando, por ejemplo, momentos sinceros.

6 Responsables

 

6.1. Gerentes, Jefes de departamentos Seguridad, Calidad, Medio

       Ambiente y producción.

 

 

 

 

 

Ing. Instructor Luis Augusto Velasco Carbonell

Asesor del Sitio La Hermandad de Bomberos

Vive en Lima, Perú / 15 años de Trayectoria / Ing. Industrial /Sup de CSSM/ Rescate con cuerdas/ MATPEL Nv. II, / Espacios Confinados. Ademas dicta cursos de Rescate, cuenta con todo el equipo de rescate profesional y normado propio. Para seis rescatistas, ha participado en el rescate de Pisco y en el rescate de los 9 mineros atrapados en Ica, es un honor poder integrarme a este gran equipo.

Pagina Personal: http://hermandadebomberos.ning.com/profile/luisAugustoVelascocarbonell

 

 

 

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